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5 tips para empezar a gestionar tu empresa por procesos

Los procesos son el primer paso para lograr la transformación digital de las operaciones de  tu empresa. 

Las empresas constantemente se enfrentan a cambios que los llevan a pensar en la reestructuración de sus negocios para poder mantenerse competitivos en el mercado. En muchos casos pequeños cambios en su operación y en los más extremos, cambios completos de sus modelos de negocio. 

Entonces, es aquí cuando tener un marco definido de procesos claro, nos da las pautas necesarias para hacer frente a los diferentes retos, identificando los puntos de mejora para continuar con la operación del negocio.

Entendiendo el alcance de los procesos, pasemos a explicar los 5 pasos que no se llevará a lograr con éxito el diseño y reestructuración de los procesos dentro de tu organización 

  • Identifica la arquitectura de tus procesos 

Para identificar la arquitectura de tus procesos es necesario que entiendas cuáles son las actividades de valor que la empresa tiene para el desarrollo de sus productos o servicios; por ejemplo: cuando hablamos de un servicio debemos identificar las interacciones o toques que tenemos con el cliente y cuando hablamos de un producto debemos identificar el proceso de construcción, desarrollo y todos los pasos que se requieren para tener un producto terminado. 

¿Cómo identificar la arquitectura de un proceso?

  • Entrevista a tus clientes
    Para lograr mapear esas interacciones y entender los pasos que nuestro cliente externo experimenta durante la entrega de servicio o el producto

 

  • Representa los procesos gráficamente
    Es importante que puedas dibujar a detalle cada una de estas etapas que muestran claramente el flujo de procesos presentes en la organización, para luego ponerle un nombre específico y representativo a cada etapa.

 

  • Diseñar cada proceso
    Cuando tenemos claras las actividades de valor de nuestra empresa podemos pasar al siguiente paso, que es el diseño de cada uno de esos procesos. Y ¿cómo lo haces?,  aquí te dejamos la clave  para hacerlo:
  • Reevaluar y fijar los objetivos de cada proceso
    En una sesión participativa con tu equipo de trabajo define el objetivo que más se ajusta a tu proceso y plasmalo en un tablero digital, como por ejemplo mural o miro. Ten en cuenta que un buen objetivo debe tener: una acción, una solución y característica o adjetivo.
  • Entiende el contexto del proceso
    Identifica las entradas y salidas que el proceso tiene y las relaciones que debe gestionar y que pueden impactar directa o indirectamente el cumplimiento del objetivo.
  • Establecer actividades claves y definir los roles
    Ponerse en los zapatos de mi cliente ya sea interno o externo,  para descubrir los puntos de dolor. Estas son las actividades en las que nos tenemos que concentrar, para luego definir los roles que se van a ver involucrados en cada actividad clave identificada.
  • Definir KPIs
    Definir cómo puedo medir ese resultado que me plantee en lo objetivos y que  indicador es el más acertado, debo tener en cuenta que estos indicadores sean medibles, cuantificables, específicos, relevante, alcanzable y que tengan un marco de tiempo limitado, por ejemplo:  el índice de satisfacción del cliente, el cumplimiento en la atención de servicio, entre otros.
  • Construir un diagrama de flujo
    Tomando la información que recolectamos en el diseño del proceso, podemos pasar a construir el diagrama de flujo, que nos mostrará el paso a paso detallado de las actividades.

 

  • Reglas de negocio: Identifica las reglas de negocio que se pueden aplicar y los posibles caminos que estas generan.
  • Asignar los pasos del proceso y las herramientas: Identificar un rol específico para cada paso, este rol va a ser el responsable de la ejecución y éxito de la tarea. Además, aquí es importante reconocer las herramientas tecnológicas que apoyarán la realización del proceso.
  • Representa el flujo de tu proceso
    Puedes hacerlo tan sencillo como usar cajas simples para nombrar cada paso y flechas para conectarlos entre sí o usar notaciones como BPMN más especializadas.
  • Agregar tecnología

    La tecnología se debe adaptar a nuestros procesos no nuestros procesos a la tecnología.

Cuando le apuestas a automatizar los procesos dentro de tu organización, logras acelerar el tiempo en la ejecución de tareas, disminuyes posibles errores humanos y ahorras en costos y recursos. Para ello es importante:

  • Identificar a cuales actividades y dentro de qué procesos vale la pena invertir para automatizar, ya que debemos tener claro que no todos van a generar un retorno igual. 
  • Elegir la tecnología que implementaremos para realizar las automatizaciones, importante que esta tecnología pueda cumplir con las las necesidades y expectativas que se tienen, este listado de preguntas te ayudará a seleccionar la más conveniente para tu organización.

¿Cuál es la carga que tiene el proceso o la cantidad de transacciones que ejecuta?

¿Dentro de las herramientas que tiene mi empresa existe alguna que pueda cubrir esta necesidad?

¿Cuál es el valor del presupuesto destinado para este fin?

¿La herramienta evaluada se puede integrar con el conjunto de herramientas que ya utiliza mi empresa?

¿Tengo en mi equipo de trabajo personas con las habilidades técnicas para configurar la herramienta evaluada o puede adquirirlas rápidamente?

¿El costo del proyecto puede recuperarse a través de los beneficios generados por la automatización?

  • Apropiación
    Entender los procesos e interiorizarnos nos permite tener claridad de qué hacemos y cómo lo hacemos, así nuestra organización se moverá como un engranaje y logramos que todos entiendan la manera cómo la organización genera valor a sus clientes y se comprometan con esto.
    Lo que debes hacer para que este cambio sea apropiado a cabalidad es:
    Estrategia y plan de divulgación, que te va a permitir dar a conocer a tu equipo esos nuevos cambios que están implementando en tu organización para que puedan ser apropiados a cabalidad y al final se logren los resultados planteados al principio del proyecto.
    Capacitación en los nuevos cambios, es importante que capacites y entrenes a tu equipo de trabajo sobre los cambios, tareas y roles que se definieron durante toda la reestructuración de procesos, para que puedan adquirir las capacidades para desempeñar con éxito las nuevas actividades y herramientas establecidas.
    Acompañamiento y seguimiento a las personas para asegurarnos que a la final se están cumpliendo los estándares definidos y se están alcanzando los objetivos planteados. de lo contrario entrar a evaluar si se deben aplicar mejoras dentro del proceso.

Si todavía te preguntas ¿Por qué son importantes los procesos en mi organización? la respuesta es:

Los procesos cumplen un papel clave dentro de la organización, son emapa que define el camino y los pasos que se deben dar para volver realidad los objetivos estratégicos de la organización y el sueño del emprendedor. 

También los procesos nos permiten identificar los roles y las competencias necesarias para dar cada paso con seguridad, sabiendo que se cuenta con el equipo adecuado en este camino al éxito, y como en cada camino a recorrer, nos muestran las señales que nos indicarán cuando estamos llegando a la meta o las desviaciones que se puedan presentar para hacer los ajustes requeridos y encaminarnos nuevamente. 

  1. Definen el know how de tu organización y permiten que los colaboradores ayuden a mantenerlo y evolucionarlo.  
  2. Me permiten organizar a las personas enfocándolas en las tareas clave, de esta manera logramos aumentar el valor hacia nuestros clientes y mejorar la productividad.
  3. Los KPIs de valor que permiten obtener datos relevantes para prever comportamientos y tomar decisiones en tiempo real. 

En conclusión los procesos son organismos vivos que se encuentran en constante transformación, por eso dentro de tus prioridades deberías tener la definición y la innovación constante de los mismos, porque solo así lograrás adaptarte a los grandes retos. 

Si tienes dudas, quieres profundizar en el tema y saber cómo puedes construir e innovar los procesos en tu organización, nuestro  equipo de consultores expertos estará dispuesto apoyarte. ¡Contactanos!